Choisir une plate-forme de formation

Dans les projets eLearning, la question du choix de la plate-forme ne doit pas être négligée. En effet, l’acquisition d’un produit, qu’il soit Open Source ou Commercial, implique des investissements financiers et humains importants et donc, cette décision peut difficilement être modifiée sans pertes.

Nous vous proposons dans ce document de passer en revue les différents concepts associés aux plate-formes, les intérêts pédagogiques du choix d’un Learning Management System, et une série de conseils pour votre réflexion sur le choix d’une plate-forme.

1. CMS, LMS, LCMS

Bien que ces différents acronymes soient utilisés très largement et presque indifféremment dans le monde de l'eLearning, chacun possède sa signification et mérite un minimum d'explications.

1.1 CMS

Le CMS (ou Content Management System) est un logiciel permettant la gestion et la mise en ligne de contenus. Ces outils offrent la possibilité de travailler à plusieurs sur des contenus, de publier ces contenus, mais aussi de mettre des outils de communication à disposition des utilisateurs. Ils permettent également de gérer les accès et donc de personnaliser les contenus selon des groupes d'utilisateurs. Il ne s'agit pas d'outils spécifiques à la formation.

1.2 LMS et LCMS

  • Le LMS (ou Learning Management System), comme son nom l'indique, axé sur l'apprentissage, est un logiciel permettant la gestion de l'activité des étudiants (suivi, performances) mais aussi la diffusion des contenus et leur organisation.

  • Le LCMS (ou Learning Content Management System) est, quant à lui, un logiciel axé sur la création, le stockage, l'utilisation, la gestion et la délivrance d'objets d'apprentissage (un objet d'apprentissage est un "grain" de contenu de formation indépendant qui peut être réutilisé et associé à d'autres "grains", d'autres objets).

La différence entre LMS et LCMS se situe donc au niveau du but premier de l'outil : le LMS a pour but la gestion de l'activité des étudiants alors que le LCMS permet la gestion du contenu. Dans les faits, les produits sont développés ensemble, il s'agit alors de modules intégrés.

Une plate-forme (LMS ou LCMS) fournit les outils permettant le téléchargement, la création et la distribution de contenus, la gestion de la participation des étudiants mais aussi l’évaluation de leurs performances. Les outils généralement fournis sont :

  • Outils d’apprentissage/enseignement (options d’évaluation, de rapport d’évaluation, outils de développement de quiz, gestion des cours : backup, téléchargement, téléversement, administration des groupes d’étudiants, de suivi des étudiants, gestion de fichiers, outils de construction de glossaire, outils d’annonces et de calendrier).

  • Outils pour les étudiants (autoévaluation, outils de collaboration, outils d’annotation de cours, de favoris, outils de communication synchrones et asynchrones, outils de rapport d’évolution et de performance).

1.3 CMS versus LMS

La différence entre LMS et CMS tient dans le fait que le LMS a une implication pédagogique, et permet donc, en plus des outils de communication et de délivrance de contenu, des outils de suivi de l'activité des étudiants, mais aussi d'évaluation ou encore de travail collaboratif.

Les utilités pédagogiques d'un LMS sont de :

  • donner un supplément au cours en présentiel (afin d’améliorer la compréhension des étudiants, de faire appel à plusieurs styles d'enseignement, de fournir un matériel interactif aux étudiants, et leur permettre de réaliser des exercices complémentaires)

  • augmenter la communication et la collaboration entre les étudiants et les membres de la faculté, mais aussi entre les étudiants eux-mêmes

  • fournir un meilleur feedback aux étudiants ("just in time" et en rapport direct avec leur réponse)

  • assurer la transparence du cours (rendre disponible les contenus, les travaux des étudiants, mais aussi le carnet de notes)

En résumé, une plate-forme d’enseignement à distance est un logiciel permettant l’automatisation de l’administration, le suivi et le rapport des événements d’apprentissage.

1.4 Mémento

CMS = Course Management System
LMS = Learning Management System
LCMS = Learning Content Management System

Attention : Certains parlent désormais de CMS comme Course Management System et non plus comme Content Management System. La notion de Course Management System s’apparente davantage à celle de LMS (Learning Management System) qu’à celle de CMS (Content Management System).

2. Un espace de cours en ligne

Un espace de cours en ligne peut être bien plus que la mise à disposition des notes de cours et présentations délivrées lors des séances en présentiel.

Cet espace peut devenir :

  • un espace protégé auquel seules les personnes autorisées ont accès
  • un espace offrant des contenus enrichis profitant de toutes les fonctionnalités proposées : médias additionnels (illustrations sous forme d'images mais aussi de sons, d'animations, de vidéos, de contenus interactifs), glossaire, ressources complémentaires proposées sous forme de liens web,...
  • un espace d'échanges et d’organisation entre l’enseignant et les étudiants ou entre les étudiants
  • un espace d'apprentissage au travers d'activités variées en ligne, utilisant différentes stratégies pédagogiques et différents outils (travaux et présentations individuelles ou de groupe)
  • un espace d'évaluation des apprentissages par l'étudiant lui-même, par ses pairs, par l’enseignant
  • un espace offrant des parcours individualisés, de façon automatisée, au travers de chemins d'apprentissage dépendant des critères de publication que l’enseignant définit au préalable

3. Etablissement d’un cahier des charges

L’analyse du projet est nécessaire à la rédaction d’un cahier des charges complet et précis.
Une liste des besoins de votre projet est à discuter avec tous les acteurs de la décision (l’Institution, les enseignants et l’équipe technique). De nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à la réflexion et la réalisation de ce cahier des charges.
Nous vous proposons d’ores et déjà une liste, non exhaustive, de critères à prendre en compte.

3.1 La question du projet

A. L'objectif du projet

Selon le scénario pédagogique que l'on veut utiliser, au niveau de l'architecture, certaines plate-formes seront plus adaptées que d'autres. Par exemple, les possibilités d'organisation et de présentation des contenus diffèrent de WebCT à Moodle. WebCT permet une organisation centralisée et hiérarchisée des contenus avec publication sélective des éléments, alors que Moodle peut présenter un contenu selon un scénario pédagogique dirigiste.
Outre l'organisation du contenu, le travail collaboratif peut également être mis en évidence et facilité (UnivR-CT).

Selon le projet mené, des fonctionnalités seront nécessaires à la mise en ligne du cours, comme l'authentification, les tests, ou encore le tableau blanc.
Nous vous suggérons de consulter le site http://www.edutools.info/ (en anglais) qui offre la possibilité de trier les plate-formes selon les caractéristiques sélectionnées et de les comparer.

La plate-forme peut être destinée à s'intégrer avec d'autres applications (système de gestion des cours et des utilisateurs, portail institutionnel) ou à recevoir des outils supplémentaires afin de faciliter les activités en ligne. Des ressources et fonctionnalités sont nécessaires pour cela.

B. La cible

  • Le public - Un public d’étudiants ne réclame pas les mêmes fonctionnalités qu’un public d’adultes sur le marché de l’emploi. Il peut être utile de consulter la liste des clients des plate-formes, vous obtiendrez ainsi une indication sur l’adéquation du produit au public.
  • Les langues disponibles - Les plate-formes ne sont pas disponibles dans toutes les langues. Assurez-vous que le plugin de la langue de vos utilisateurs soit disponible.

C. La taille de l'institution

La taille de l'institution a un impact direct sur le nombre de requêtes simultanées qui doivent être absorbées par le serveur et donc sur l'administration du serveur et de la plate-forme.
Les ressources matérielles et humaines sont plus importantes à mesure que le nombre de cours augmente. Le nombre de requêtes devant être gérées par l’administrateur peut donc devenir très important : dans ce cas, un moteur de requête est un précieux atout car permet une gestion facilitée.
De plus, l'organisation des cours par l'administration dépend fortement du fait que tous les cours ou quelques cours isolés soient en ligne.

3.2 La question du coût

L'utilisation d'un logiciel implique des coûts concernant l'acquisition du logiciel, l'hébergement, l'installation, la configuration, la maintenance, le support, la formation mais aussi pour les améliorations à apporter au produit. Si les solutions Open Source permettent l'acquisition du code source gratuitement, les coûts liés aux autres services restent incontournables et souvent plus importants que pour les solutions commerciales.

A. Hébergement

L'hébergement peut se faire en interne ou en externe.
En interne, il implique l'achat d'un serveur, mais aussi des compétences pour l'installation et la maintenance.
Le serveur peut aussi être hébergé en externe. Un service payant ou intégré dans le coût de la licence (ex. Scholar360) permet de se décharger de la maintenance du serveur.

B. Installation, configuration et maintenance

L'installation, la configuration et la maintenance réclament des compétences en interne. Le coût en ressources humaines est donc à prendre en considération et à mettre en lumière avec la facilité de gestion de l'outil et le support disponible.

C. Support

Le support disponible aux utilisateurs de solutions Open Source dépend directement de la communauté d'utilisateurs. Trouver une solution à son problème réclame de consulter les forums d'utilisateurs, et les propositions relèvent parfois du "truc et astuce" plutôt que d'un réel arrangement. La qualité et la quantité des solutions offertes et des ressources résultent donc de l'activité des utilisateurs. Pour les produits commerciaux, le support de base est généralement compris dans la licence.
En cas de bug, si le support est inexistant, vous devez compter sur une communauté d'utilisateurs (qui fournissent parfois des solutions de bricolage, selon leur implication) ou sur une équipe IT interne pour développer la solution. Des services de support payant sont disponibles tant pour les produits Open Source que commerciaux, mais ils sont très coûteux.
Il importe donc, avant de prendre une décision, de faire le point sur les compétences et ressources internes dont vous disposez : ceci vous donnera une indication sur le support dont vous avez besoin.

D. Formation

L'installation, la configuration, l'utilisation d'un nouveau logiciel doivent faire l'objet d'une formation. Et même si les compétences sont présentes en interne, il est nécessaire de développer des formations pour les utilisateurs.
La formation sera d'autant plus courte que le produit est ergonomique, ce qui impliquera des coûts associés moindres.

E. La question de la customisation

Par "customisation", nous entendons les développements effectués pour améliorer le produit. Les développements autour des solutions commerciales sont réalisés soit par les développeurs du logiciel, soit par d'autres partenaires commerciaux, soit par les clients eux-mêmes – moyennant mise à disposition d'un SKD (Software Development Kit) : ceci est alors fait dans le respect des normes et de l'esprit du logiciel. De plus, elles répondent aux demandes et aux besoins des clients de la plate-forme.
En ce qui concerne les plate-formes Open Source, les développements sont effectués par la communauté de développeurs qui les mettent à disposition des utilisateurs.
Outre la qualité des développements, le problème se pose parfois lors des mises à jour et changements de version du logiciel : les développements effectués par la communauté d'utilisateurs ne sont plus valables pour la nouvelle version du logiciel. Le travail est donc perdu et à recommencer. Une solution à cet inconvénient est d'acquérir (moyennant finances) la licence d'utilisation d'un module additionnel à la plate-forme pour plate-forme Open Source, toutefois, cette alternative est autant, voire souvent, plus coûteuse que les développements pour produits commerciaux.

F. La question de la robustesse

Un produit doit être robuste, stable et sécurisé.
Des tests peuvent être effectués en interne, mais il est parfois plus intéressant d'attendre avant d'acquérir un produit que les zones d'ombres soient éclaircies afin de ne pas mobiliser trop de ressources pour un résultat équivalent. Ce critère fait généralement la différence entre Open Source et Propriétaire.
Il n'existe donc pas de solution gratuite ! Ce que les logiciels Open Source ne coûtent pas en licence est compensé par l'indispensable investissement en ressources humaines, matérielles et temporelles.

3.3 La question des mises à jour

Tout changement de version implique une nouvelle installation, la réalisation de tests, l'adaptation des contenus existants, la mise à jour des ressources et des aides, ainsi que des formations… Tout ceci ayant un coût en termes de temps et de ressources humaines.
Un produit commercial a une durée de vie de 3 ans, alors que les mises à jour des produits Open Source sont plus fréquentes, et obligent donc à réaliser toutes ces opérations plus fréquemment.
S'ajoute à cela la perte des éventuels développements supplémentaires effectués extérieurement au développement du logiciel que nous avons évoqué plus tôt.

3.4 La question de l'interopérabilité

L'interopérabilité permet l'échange de données, de contenus et d'objets d'apprentissage entre plusieurs cours ou entre différentes plate-formes grâce au respect des normes, notamment SCORM. Ceci permet, entre autres, la collaboration avec les partenaires, l'intégration de différentes applications et données institutionnelles, mais aussi l'indépendance par rapport à son choix de plate-forme.

Rappel : Il est important de prendre en compte les points de vue de ces différents acteurs dans le choix de la plate-forme.

  • l'institution qui signe la licence et met les ressources financières, matérielles et humaines à disposition ;
  • les enseignants qui ont des besoins et exigences pour la construction de leurs cours ;
  • les étudiants qui ont également des besoins particuliers ;
  • l'équipe technique qui connaît ses compétences et les exigences de la gestion de cours en ligne.

4. Contacter les fournisseurs de LMS

4.1 La demande d’offre

Une fois votre cahier des charges établi, contactez les vendeurs pour leur faire part de votre projet et leur demander ce que leur produit pourrait vous apporter.
Au plus votre demande sera précise à ce moment au plus les propositions du fournisseur seront en adéquation avec vos besoins.

4.2 Planifier des démonstrations de produits

Demandez à rencontrer les vendeurs pour une démonstration du produit. Ils pourront ainsi répondre à vos questions plus précises et vous montrer ce qui ressort de leur proposition.

4.3 Essayer les produits

Testez le produit vous-même. Vous pouvez demander une version d’essai ou un accès à un espace de cours afin de prendre connaissance du produit par vous-même.
 

5. En savoir plus…

Répertoire des plate-formes eLearning et e-formation : (consulté le 21/11/2014)
http://www.cursus.edu/?module=directory&subMod=PROD&action=getMod&pclass=6&uid=10667

Article Wikipédia sur les systèmes de gestion d'apprentissage (très fourni au niveau des références) :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_de_Gestion_de_l%27Apprentissage
(consulté le 21/11/2014)